1. Inleiding

De Aikidobond Aikikai Kyowa Aikido hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen en welke rechten leden hebben.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verantwoordelijke

Naam vereniging: Aikikai Kyowa Aikido (AKA)

E-mail: info@kyowa-aikido.nl

KvK-nummer: 42120140

Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van leden:

Naam
Adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
Geslacht (optioneel)
Lidmaatschapsgegevens
Examengegevens (kyu/dan graden)

Indien van toepassing:

Gegevens van ouders/verzorgers (bij jeugdleden)

4. Doeleinden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

Ledenadministratie
Communicatie met leden
Organisatie van trainingen, examens en evenementen
Registratie van graden, ook bij de internationale koepelorganisatie (zie artikel 6)
Financiële administratie
Naleving van wettelijke verplichtingen
Aansluiting bij de Aikido Bond Nederland

5. Rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst
Wettelijke verplichtingen
Gerechtvaardigd belang (bijv. communicatie en organisatie)
Toestemming (indien vereist)

Bij jeugdleden jonger dan 16 jaar is voor de verwerking van hun persoonsgegevens toestemming van een ouder of voogd vereist. Deze toestemming wordt bij aanmelding gevraagd en vastgelegd.

6. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen indien noodzakelijk:

Met trainers en bestuur (voor uitvoering taken)
Met de Aikido Bond Nederland
Met overheidsinstanties indien wettelijk verplicht
Via Club-assistent, het systeem waarin de ledenadministratie wordt bijgehouden; met de aanbieder hiervan Aikido bond Nederland is een verwerkersovereenkomst afgesloten

Internationale doorgifte (graduaties): bij het behalen van een dangraad worden naam, geboortedatum en de behaalde graad doorgegeven aan de Aikikai Foundation (Aikikai Headquarters, Tokio, Japan) ten behoeve van de internationale graadregistratie. Dit betreft een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU/EER. Deze doorgifte is toegestaan op grond van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor Japan, waarmee een passend beschermingsniveau is vastgesteld.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Ledenadministratie: gedurende lidmaatschap + max. 2 jaar
Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
Examengegevens: gedurende het lidmaatschap, plus maximaal 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap, ten behoeve van gradenbewijs; nadien worden deze verwijderd tenzij een lid om langer behoud verzoekt

8. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen:

Beveiligde opslag (digitale systemen)
Beperkte toegang tot gegevens
Gebruik van wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie

9. Rechten van leden

Leden hebben het recht om:

Inzage te krijgen in hun gegevens
Gegevens te laten corrigeren
Gegevens te laten verwijderen
Beperking van de verwerking te vragen
Bezwaar te maken tegen verwerking
Gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Verzoeken kunnen worden ingediend via het bestuur.

10. Foto’s en beeldmateriaal

1. Tijdens activiteiten kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.

2. Deze kunnen worden gebruikt voor:

Website
Social media
Promotie

3. Indien nodig vragen wij vooraf toestemming.

4. Leden kunnen bezwaar maken tegen gebruik van beeldmateriaal.

11. Datalekken

1. In geval van een datalek nemen wij passende maatregelen.

2. Indien nodig melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

12. Klachten

Indien leden klachten hebben over de verwerking van persoonsgegevens, kunnen zij:

Contact opnemen met het bestuur
Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

13. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie wordt gepubliceerd via de website of gedeeld met leden.

14. Contact

Voor vragen over privacy:

E-mail: secretaris@kyowa-aikido.nl